AUDITORIA DEL INVENTARIO.
CONCEPTO DE INVENTARIO.
Los inventarios son bienes
tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse
en la producción de bienes y servicios.
Otro concepto que vale la
pena destacar es el siguiente: “Es el conjunto de bienes propiedad de una
empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo
estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes
y vendidos como tales”.
Los inventarios
representan los costos acumulados por la adquisición o producción de materias
primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse.
Los inventarios incluyen
los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de
fabricación y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la
producción. El termino inventario de mercancía generalmente se utiliza cuando
se trata de artículos que se tienen para la venta por mayorista o detallista
precisamente adquiridos para ser vendidos.
Los términos materias
primas, producto en proceso, productos terminados y accesorios de fabrica, por
lo general se utilizan al referirse a los inventarios de una empresa
manufacturera.
Los inventarios
representan uno de los reglones más importantes del activo de las empresas,
siendo de importancia fundamental en la determinación de su costo y
consecuentemente de los resultados del ejercicio.
IMPORTANCIA
DE LOS INVENTARIOS.
Los activos corriente más
importante en el balance general de la mayoría de las compañía son el efectivo,
las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo
general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo
proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la producción y
la entrega de los productos fuera instantánea, no habría necesidad de
inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios.
A pesar de las maravillas
de las computadoras, la automatización y la administración científica, los
procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez
que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para
poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente
prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de
abastecimiento.
Debido a la materialidad
de este activo, un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de
alta incidencia en la situación financiera y en la determinación de los
resultados de las operaciones.
IMPORTANCIA
DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS.
La importancia fundamental
de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el
cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas.
Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no
estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance
carecerían de razonabilidad.
Uno de los objetivos
contables principales en los inventarios es la determinación adecuada de las
utilidades por medio del proceso de aplicar acertadamente los costos y los
gastos a los ingresos. La contabilidad y la auditoria del inventario son dos de
las consideraciones mas importante en la determinación de las utilidades
liquidas, porque el estado de ingreso será inexacto si se carga equivocadamente
los inventarios al costo de las mercancías vendidas durante el periodo y si los
inventarios restantes se cuentan, contabilizan o evalúan erróneamente al cerrar
el ejercicio contable.
Los inventarios
constituyen frecuentemente la partida más importante de activo circulante de
una organización comercial y una de gran importancia compararla con el total de
los activos.
Al estar los inventarios
directamente relacionados con la integración del costo de ventas también lo
están con las políticas de fijación de precios de ventas. Al realizar su
trabajo el auditor está en la posibilidad de determinar si los precios de
ventas que se están aplicando en una compañía son congruentes con los costos en
que se han incurrido y si estos precios de ventas son similares a los del
mercado.
La auditoria de inventario
es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree
reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen
determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas.
RESPONSABILIDADES
DEL AUDITOR.
La responsabilidad del auditor en la auditoria de
inventarios puede resumirse en cuatro etapas:
A) Verificación del sistema de control interno y
registro de los inventarios.
Aquí se deberá evaluar los
controles y organización de los departamentos de compras, fabricación,
contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación
matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de
información que lleva a la contabilización de los inventarios.
Es importante realizar en
esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo
que afectan los inventarios.
B) Comprobación de las cantidades físicas de
inventario.
Evaluación del control
interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados en la toma
del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la
razonabilidad del dato de los registros contables con el real.
C) Verificación de los métodos de valuación de
inventarios utilizados.
Deberá observarse que el
método empleado este de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados y que hayan sido
aplicado consistentemente.
El auditor debe evaluar
todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la
competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto.
D) Análisis de la adecuada determinación de costos.
Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos
empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo
contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de
la compañía que se está evaluando.
Al estudiar la acumulación
del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los
elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitalización de
intereses cuando existan activos elegibles.
OTRAS
DESPONSABILIDADES
En caso que sea factible y
razonable, el auditor debe estar presente al tomar inventarios y observar los
procedimientos seguidos, con el objeto de quedar convencido de que las
cantidades que aparecen en inventario están en existencia. El auditor debe
comparar la exactitud del trabajo de oficina en el resumen del inventario.
Debe examinarse los procedimientos
de compra y la determinación del costo de ventas, siguiendo el método
reconocido de aplicar los costos y los gastos a los ingresos respectivos.
El auditor debe determinar que el tratamiento de las
reservas para inventarios haya sido justo y apropiado, y que los cargos y
abonos a estas reservas estén de acuerdo con las costumbres contables
reconocidas.
OBJETIVOS
DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS
Los principales objetivos de la auditoria son para
determinar si:
A) Todos los inventarios
incluidos en el balance general son mantenidos por la entidad o por terceros
para la entidad.
B) Todos los inventarios poseídos por la entidad
en la fecha del balance general están incluido en el balance general.
C) Los inventarios se presentan de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicado en forma
consistente:
1) los costos
hayan sido determinados en forma adecuada.
2) El valor del
mercado haya sido determinado en forma adecuada.
3) Se haya
creado una reserva adecuada para artículo obsoleto.
4) Se haya
creado una reserva adecuada para perdidas en compromiso de compra y venta.
D) La entidad posee, o
tiene derecho legal a, todos inventarios en la fecha del balance general. Todos
los inventarios están libres de embargos, prendas u otros intereses colaterales
en su propiedad o, de no ser así, dichos embargos, prendas u otros intereses
colaterales en su propiedad están identificados.
E) Los inventarios están apropiadamente
clasificados, descrito, y revelados en los estados financieros, incluyendo sus
notas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Otro objetivo fundamental
es verificar que las cifras contabilizadas como existencias se corresponden con
la realidad, habiendo seguido un sistema de valoración y registró uniforme
respecto al de los ejercicios anteriores.
CONTROL
INTERNO DE INVENTARIOS.
Son los métodos y
procedimientos que la empresa utiliza proteger los activos en contra del
desperdicio, autorizar las operaciones, y asegurar la exactitud de los
registros contables.
El renglón de los
Inventarios es el de mayor significación
dentro del activo corriente, por su
cuantía, y porque de su manejo adecuado proceden las utilidades de la empresa.
El control Interno de los
Inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios, siguiendo el proceso de
compras.
FASES
DEL CONTROL DE INVENTARIO
Control Operativo y Control Contable.
Control Operativo:
Comprende el movimiento
físico del inventario y del mantenimiento de las existencias y un nivel
apropiado tanto en término cuantitativo como cualitativo. Si se compra sin
criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios, a este control
es que se le conoce como control preventivo.
El control preventivo se
refiere a que se compre realmente la cantidad que se necesita, evitando así, la
acumulación excesiva.
La auditoria en el
análisis de inventarios y control contable, permite conocer la eficiencia del
control preventivo, y señala los puntos débiles que merecen una acción
correctiva. Los registros y las técnicas de control contable se utilizan como
herramientas valiosas en el control preventivo.
Control Contable:
Se refiere a la
realización de los registros apropiados
y al reporte de movimientos y existencias en unidades y en valor desde la
concentración de las compras, hasta la entrega al cliente.
VENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS
INVENTARIOS.
1 Ayuda a
Mantener el mínimo de capital invertido.
2 Reduce los altos costos
financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios.
3 Reduce los riesgos de fraudes, robos, o daños
físicos.
4 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de
mercancías.
5 Evita perdidas resultantes de baja de precios.
6 Reduce el costo de la toma de inventario Físico Anual.
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORIA DE INVENTARIOS.
Son el conjunto de
técnicas de análisis e investigación aplicables a hechos y circunstancias
económicas, mediante las cuales el auditor obtiene las bases para fundamentar
su opinión sobre los estados financieros sujetos a exámenes.
METODOS
DE VALUACION DE INVENTARIOS
Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir.
Esta basado en que la
primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende. En otras
palabras, cada venta se hace de las mercancías más antiguas en reserva; por
tanto el inventario final contiene todas las mercancías mas recientemente
adquiridas.
Costo Mercancías Disponibles p/venta RD$ 230,000.00
Menos: Inventario Final RD$ 103,000.00
Costo de Mercancías Vendidas RD$ 127,000.00
Método UEPS: Ultimo en entrar, primeras en salir.
Es uno de los métodos más
interesantes en la valuación del inventario. El flujo de costos puede ser más
significativo que el flujo físico de las mercancías.
Para el cálculo de las mercancías vendidas se utiliza
la siguiente ecuación:
Costo de mercancías disponibles p/venta RD$ 230,000.00
Menos: Inventario Final RD$ 67,000.00
Costo de Mercancías Vendidas RD$ 163,000.00
PRESENTACION
Y REVELACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Los inventarios se clasifican
en el balance general como activo circulante excepto cuando haya cantidades
excesivas que no se espera vender o usar dentro del ciclo normal del negocio.
En este caso las existencias en exceso se deben clasificar como activos no
circulantes.
Por la naturaleza de la
cuenta de inventarios, su presentación en el balance debe hacerse dentro del
activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de
empresas individuales o comerciales.
REVELACIONES
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Se debe hacer las siguientes revelaciones:
a) La base de valuación y método de determinación del
costo.
b) Detalle de los inventarios según su naturaleza.
c) Reserva de valuación de inventarios.
d) Los cambios si existieran en los métodos de valuación
y su efecto.
e) Los gravámenes o restricciones existentes.
f) La fecha del balance general que no se tuvieran en
cuenta al evaluar los inventarios.
REVELACION
SUFICIENTE
La información contable
que se presenta en los estados financieros debe contener en forma clara y
comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario de dichos
estados pueda interpretarlo adecuadamente y tomar decisiones aceptadas.
Dada la importancia de los
inventarios es necesaria la adecuada revelación de la información relativa a
los mismos.
El resultado final del
trabajo efectuado por el auditor se plasma en el dictamen o informe de
auditoria. Este documento es muy importante ya que mediante el mismo el auditor
pone en conocimiento de las personas la opinión que se ha formado de los
estados financieros.
Para poder emitir una
opinión, el auditor deberá planificar su trabajo con el propósito de determinar
si las cifras que aparecen en el balance como inventarios están realmente
representadas por mercancías o materiales físicos existentes, si los mismos
están adecuadamente valuados y representados correctamente en el balance con
las notas aclaratorias necesarias. Después de planificar el auditor aplica
procedimientos de auditoria que la permitan desarrollar su trabajo en una forma
efectiva y eficiente. Toda actuación del auditor deberá de estar de conformidad
con normas de auditoria generalmente aceptados.
