LA ENTREVISTA

ENTREVISTA

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

EL ENTREVISTADO

Deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de la auditoría. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR

Es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

CARACTERISTICAS

• Generalmente sólo dos personas hablan.

• Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema.

• La entrevista tiene un propósito definido que puede ser: Obtener información,

darla, guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.

PROPOSITOS

Existen cuatro propósitos básicos y principales que cumple la Entrevista en la auditoría:

 Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditoría

 Facilitar la recolección de información

 Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

Permite aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas.

VENTAJAS

 La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos

 La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas

 A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

DESVENTAJAS

 Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

 Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

 Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

 Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

PREPARACION

• Revisión de la información disponible, acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría.

• Selección cuidadosa de los entrevistados.

• Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

• Determinación del tiempo estimado de duración de la entrevista.

• Determinación del tipo de entrevista a realizar

• Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.

TIPOS DE ENTREVISTA

Entrevista estructurada:

Llamada también formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por ejemplo de una misma área de trabajo o que realizan actividades similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen.

Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las

preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.

VENTAJAS

 La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.

 El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la técnica.

 Hay uniformidad en la información obtenida.

DESVENTAJAS

 Es difícil obtener información confidencial.

 Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada:

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos y las variables; elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.

VENTAJAS

 Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.

 Permite profundizar en temas de interés.

 Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

DESVENTAJAS

 Se requiere de mayor tiempo.

 Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.

 Se dificulta la tabulación de los datos.

 Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.

TIPOS DE PREGUNTA

PREGUNTAS PRELIMINARES O INTRODUCTORIAS:

Son usadas por el entrevistador con dos propósitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de este verbalmente un acuerdo de cooperación durante la entrevista. Son de carácter general y pueden tocar especialidad, antigüedad en la entidad y en el puesto, etc. Luego de haber establecido el clima propicio se pasará a utilizar las preguntas diseñadas y posibilitar así un mayor diálogo.

PREGUNTAS INFORMATIVAS:

Una vez que el formato apropiado de la entrevista está establecido, el entrevistador entonces trata de obtener la información verdadera sobre el tema de interés para la auditoría. Hay esencialmente tres tipos de preguntas que pueden ser hechas: cerradas, abiertas y deliberadas (con el propósito de obtener una respuesta esperada).

• Preguntas Cerradas

Esta forma de pregunta es la que se puede contestar con un “si” o un “no”. Generalmente, una pregunta limitada debería evitarse porque no invita a discusión y falla al no indicar qué está pensando el entrevistado. Cuando se usa, la pregunta cerrada debería estar seguida por: “¿por qué?”, “¿cómo?” o “¿dónde?”, para que a la persona que responda se le exija explicar sus puntos de vista.

En una entrevista, estas preguntas son hechas de forma cerrada con el propósito de reconfirmar los hechos, obtener información no obtenida previamente, obtener nueva evidencia, y mantener una buena relación con el entrevistado.

• Preguntas abiertas

Esta forma de pregunta exige elaboración: ej: ¿Cómo se realiza esta actividad?. Estas preguntas pueden tomar dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta.

PREGUNTAS DE EVALUACIÓN O DE ANÁLISIS:

Cada tipo de pregunta es usada en una secuencia lógica, para maximizar el desarrollo de la información. Si el entrevistador tiene razón para creer que el entrevistado no está siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluación o de análisis. Asimismo, Por medio de la observación de las reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar la credibilidad del entrevistado con algún grado de precisión.

Estas evaluaciones podrían ser la base que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisión para obtener evidencia acerca de un hecho irregular.

PREGUNTAS DE ADMISIÓN O DE DECLARACIÓN:

Las preguntas de admisión o de declaración están reservadas específicamente cuando se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditoría. Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que está siendo entrevistada.

CARACTERÍSTICAS DE LAS BUENAS PREGUNTAS

La gran herramienta a que podemos echar mano para comunicarnos y obtener información es la pregunta. Pero no se trata aquí de formular cualquier pregunta ni hacerlo de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversación. La pregunta se inserta dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicación entre dos o más personas, con un objetivo determinado. Las buenas preguntas usualmente tienen las siguientes características:

a) Reto

Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser tan fáciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado.

b) Brevedad

Las preguntas deberían incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de malentendidos.

c) Claridad

Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben diseñarse para obtener información sobre el objeto de la auditoría.

d) Relevancia

Las preguntas deben hacerse con un propósito definido en mente. Se deben evitar las preguntas tramposas o trucos.

e) Énfasis en los puntos principales

Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo énfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves para el desarrollo de la auditoría.

NORMAS PARA LA ENTREVISTA

Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas:

1. AL INICIAR LA ENTREVISTA

 Preséntese de forma amistosa

 Dé una visión general de los temas que se cubrirán en la entrevista.

 Inicie con preguntas amplias y generales.

2. DURANTE LA ENTREVISTA

 Mantenga una relación amable y relajada.

 Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.

 Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz.

 Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando hechos y responsables.

 Sondee las respuestas para obtener más información.

 Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.

 Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.

 Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensión.

 Evite hacer preguntas que sólo requieran un sí o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto.

 Lleve la conversación de forma fluida.

3. AL FINALIZAR LA ENTREVISTA

 Ofrezca la oportunidad para comentarios que necesiten elaboración o no preguntados durante la entrevista.

 Agradezca al entrevistado por su tiempo e información.

 Informe al entrevistado cómo se usarán los datos.

 Tome en cuenta las inquietudes Del entrevistado.

 Algunas veces podría continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento para esta posibilidad.